Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem pengukuran kinerja terhadap karyawannya yang efektif. Salah satu contoh alat yang dapat membantu mengukur dan meningkatkan kinerja adalah Key Performance Indicators atau KPI HRD (Human Resources Development).
Dalam artikel ini, kita akan membahas 12 indikator yang relevan untuk HRD, serta cara pembuatan dan pengukurannya. Melalui upaya pengukuran ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan mencapai tujuan bisnisnya yang lebih baik.
Apa Itu KPI HRD?
Secara singkat, Key Performance Indicators (KPI) HRD (Human Resources Development) adalah alat pengukuran yang gunanya adalah untuk mengevaluasi efektivitas departemen HRD dalam mencapai tujuan strategis organisasi.
Indikator pengukuran ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengukur kinerja karyawan. Serta memberikan umpan balik yang berguna untuk meningkatkan pengembangan dan produktivitas mereka.
12 Daftar KPI HRD
Berikut ini adalah kumpulan indikator yang dapat membantu perusahaan dalam mengukur kinerja dan efektivitas departemen HRD:
1. Tingkat Retensi Karyawan (Employee Retention Rate)
Pertama, employee retention rate mengukur persentase karyawan yang tetap bekerja dalam perusahaan selama periode tertentu. Tingkat retensi yang tinggi menunjukkan kepuasan dan keterlibatan karyawan yang baik.
Untuk menghitungnya, bagi jumlah karyawan yang tetap bekerja dengan jumlah karyawan pada awal periode yang sama, lalu kalikan dengan 100.
2. Tingkat Penerimaan Karyawan Baru (New Employee Acceptance Rate)
Lalu, terdapat new employee acceptance rate yang mengukur jumlah karyawan baru yang diterima dalam periode waktu tertentu. Tingkat penerimaan yang tinggi menunjukkan keberhasilan dalam menarik bakat baru.
Untuk menghitungnya, bagi jumlah karyawan baru dengan jumlah posisi yang tersedia dalam periode yang sama, lalu kalikan dengan 100.
3. Tingkat Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development Rate)
Selain itu, KPI HRD ini mengukur persentase karyawan yang menerima pelatihan dan pengembangan tambahan. Tingkat yang tinggi menunjukkan investasi yang kuat dalam pengembangan karyawan.
Untuk menghitungnya, bagi jumlah karyawan yang menerima pelatihan dengan jumlah total karyawan, lalu kalikan dengan 100.
4. Indeks Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement Index)
Kemudian, indikator employee engagement menilai tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaan dan organisasi. Keterlibatan yang tinggi berdampak positif pada produktivitas dan loyalitas karyawan.
Maka, untuk mengukur indeks keterlibatan, Anda dapat melalui survei atau tinjauan karyawan dengan menggunakan skala penilaian yang relevan.
5. Tingkat Kepuasan Karyawan (Employee Satisfaction Rate)
Selanjutnya, indikator employee satisfaction mengukur kepuasan karyawan terhadap pekerjaan, manajemen, dan lingkungan kerja. Kepuasan yang tinggi dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan. Jadi, untuk mengumpulkan data yang relevan, Anda dapat melakukan survei kepuasan karyawan atau wawancara individual.
6. Waktu yang Dibutuhkan untuk Mengisi Posisi Kosong
Selain itu, terdapat KPI ini yang mengukur waktu yang perusahaan perlukan untuk mengisi posisi kosong dengan karyawan yang berkualitas. Waktu yang singkat menunjukkan efisiensi dalam proses perekrutan. Untuk menghitungnya, kurangi tanggal perekrutan karyawan dengan tanggal lowongan terisi.
7. Tingkat Kehadiran Karyawan (Employee Attendance Rate)
Sementara itu, indikator employee attendance mengukur persentase kehadiran karyawan dalam periode waktu tertentu. Untuk menghitungnya, bagi jumlah hari kehadiran karyawan dengan jumlah hari kerja, lalu kalikan dengan 100.
8. Tingkat Pemenuhan Karyawan (Employee Fulfillment Rate)
Sedangkan untuk KPI HRD ini, fungsinya yaitu mengukur keberhasilan dalam memenuhi kebutuhan dan harapan karyawan. Sebab, pemenuhan yang tinggi dapat meningkatkan loyalitas dan retensi karyawan. Untuk mengukur tingkat pemenuhan ini, Anda dapat melakukan survei atau wawancara karyawan.
9. Tingkat Produktivitas Karyawan (Employee Productivity Rate)
Kemudian, indikator employee productivity ini menunjukkan sejauh mana karyawan mampu mencapai target kinerja individu dan tim. Pengukuran produktivitas karyawan dapat berdasarkan output atau hasil kerja yang terukur dalam periode waktu tertentu.
10. Rasio Promosi Internal (Internal Promotion Ratio)
Sementara rasio internal pomotion akan mengukur persentase karyawan yang dipromosikan dari dalam organisasi. Jika rasionya tinggi, maka menunjukkan adanya peluang pengembangan karier yang baik.
Lalu untuk menghitungnya, bagi jumlah karyawan yang mendapat promosi dengan jumlah total karyawan, lalu kalikan dengan 100.
11. Tingkat Penerapan Kebijakan HRD (HR Policy Implementation Rate)
Selanjutnya, indikator ini menilai sejauh mana kebijakan HRD berjalan di seluruh organisasi lantaran penerapan yang baik menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Pengumpulan data untuk pengukuran dapat melalui audit kebijakan, tinjauan dokumen, atau wawancara dengan staf HRD dan manajer.
12. Tingkat Pengurangan Konflik dan Ketidakpuasan
Terakhir, terdapat Conflict and Dissatisfaction Reduction Rate yang mengukur keberhasilan tugas HRD dalam mengelola konflik dan mengurangi tingkat ketidakpuasan di tempat kerja. Tingkat yang rendah menunjukkan hubungan kerja yang harmonis dan produktif.
Cara Membuat KPI HRD
Setelah membaca 12 daftarnya di atas, lalu bagaimana membuatnya? Di bawah ini adalah langkah-langkah cara membuat KPI HRD:
- Pertama, tentukan tujuan jangka panjang dan jangka pendek departemen HRD yang sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan.
- Lalu, pilih indikator utama yang paling relevan dengan tujuan HRD sesuai identifikasi sebelumnya.
- Setelah itu, tentukan target kuantitatif yang ingin dicapai dalam setiap KPI HRD.
- Kemudian, definisikan metode pengukuran yang spesifik dan dapat diukur untuk setiap KPI.
- Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tindakan konkret yang perlu dilakukan untuk mencapai setiap KPI.
- Jangan lupa sampaikan dengan jelas KPI kepada tim HRD dan pastikan pemahaman yang baik.
- Kemudian, lakukan pemantauan dan evaluasi rutin terhadap progres KPI dan lakukan perubahan atau perbaikan.
Tips Mengukur Keberhasilan KPI untuk Posisi HRD
Setelah membaca artikel ini, dapat Anda pahami bahwa mengukur keberhasilan indikator untuk posisi HRD merupakan langkah penting dalam mengevaluasi kinerja departemen HRD dan memastikan pencapaian tujuan strategis perusahaan.
Memilih periode pengukuran yang tepat merupakan langkah penting dalam mengukur keberhasilan KPI ini. Apabila meriode pengukuran terlalu singkat, maka kemungkinan tidak memberikan gambaran yang akurat.
Sementara periode yang terlalu panjang dapat menyulitkan dalam melacak dan mengevaluasi perkembangan secara real-time. Maka, penentuannya bisa dengan mempertimbangkan karakteristik dan sifat KPI yang diukur, serta kebutuhan informasi.
Misalnya, untuk indikator yang terkait dengan retensi karyawan, periode pengukuran yang optimal mungkin adalah satu tahun. Namun, untuk KPI yang terkait dengan proyek-proyek HRD khusus, periode pengukuran yang lebih pendek akan lebih relevan.
Selain itu, pastikan data yang untuk mengukur setiap indikator adalah akurat dan terpercaya. Lalu untuk mengevaluasi kinerja relatif, maka bandingkan hasilnya dengan standar industri.
Kemudian, perusahaan dapat melibatkan karyawan dalam memberikan umpan balik tentang KPI tersebut supaya mendapatkan perspektif yang lebih lengkap. Terakhir, jangan lupa tinjau dan evaluasi hasilnya secara berkala. Kemudian lakukan perbaikan jika diperlukan.
Contoh KPI HRD
Selanjutnya, untuk memperjelas bagaimana sebaiknya penyusunan KPI HRD, maka berikut ini kami sediakan contoh KPI yang dapat menjadi referensi HRD suatu perusahaan untuk kedua belas daftar KPI di atas:
- Employee Retention Rate: 90% karyawan tetap dalam periode setahun.
- New Employee Acceptance Rate: 20 karyawan baru diterima setiap bulan.
- Training and Development Rate: 70% karyawan menerima pelatihan tambahan dalam setahun.
- Employee Engagement Index: 80% karyawan memberikan skor keterlibatan tinggi dalam survei tahunan.
- Employee Satisfaction Rate: 85% karyawan mengungkapkan kepuasan dalam survei kepuasan karyawan tahunan.
- Time to Fill Vacant Positions: Rata-rata waktu pengisian posisi kosong adalah 30 hari.
- Employee Attendance Rate: 95% tingkat kehadiran karyawan dalam setahun.
- Employee Fulfillment Rate: 90% karyawan mengungkapkan kepuasan terhadap pemenuhan kebutuhan dan harapan mereka dalam survei tahunan.
- Internal Promotion Ratio: 30% karyawan mendapat promosi dari dalam perusahaan setiap tahun.
- Employee Productivity Rate: Rata-rata 10% peningkatan produktivitas karyawan per tahun.
- HR Policy Implementation Rate: 100% kebijakan HRD dijalankan dan dipatuhi di seluruh organisasi.
- Conflict and Dissatisfaction Reduction Rate: 15% penurunan konflik dan tingkat ketidakpuasan dalam setahun.
Siap Menerapkan Daftar KPI HRD dan Cara Membuatnya?
Penggunaan KPI HRD yang tepat dan pengukuran keberhasilannya menjadi sangat penting bagi perusahaan. Berkat upaya penggunaan 12 daftarnya pada artikel ini, perusahaan dapat memantau dan mengukur kinerja dan kemampuan syarat menjadi HRD mereka secara efektif.
Selain itu, pemahaman KPI juga berguna untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia mereka, mengoptimalkan kinerja karyawan, dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik. Sehingga, HRD dapat menjadi mitra strategis yang kuat dalam mencapai keunggulan kompetitif dalam bisnis yang terus berubah.
