Sebagai seorang pelaku bisnis, Anda tentu cukup familier dengan istilah evaluasi kinerja, bukan? Gambaran garis besarnya mungkin sudah dimengerti, namun masih membutuhkan pembahasan mendalam untuk memahami faktor yang membuat implementasinya sangat penting.
Apa Itu Evaluasi Kinerja?
Ini merupakan suatu proses penilaian yang dilakukan terhadap karyawan atau staf di tempat mereka bekerja. Kegiatan tersebut tidak hanya dilakukan sekali, namun secara berkala – bisa setiap bulan atau minimal setahun sekali.
Mengapa Evaluasi Kinerja Penting Bagi Perusahaan?
Sinonim dari istilah tersebut adalah tinjauan kerja. Aktivitas penilaian tersebut wajib Anda lakukan karena beberapa alasan berikut:
1. Meningkatkan Komunikasi
Kesalahpahaman antara pihak pemberi kerja dengan karyawan sering terjadi akibat kurang atau buruknya komunikasi. Melalui proses evaluasi, komunikasi dapat terjalin lebih baik antara pihak-pihak yang bekerja sama.
Kurangnya komunikasi juga sering menimbulkan perselisihan antar sesama karyawan atau dengan atasan. Hal tersebut juga dapat Anda cegah dan selesaikan dengan cepat melalui proses peninjauan kinerja.
2. Membangun Loyalitas
Retensi alias kesetiaan karyawan juga dapat dibangun melalui peninjauan kinerja. Sebab, hasil penilaian membuat perusahaan menjadi tahu pencapaian karyawan dan dapat memberikan penghargaan yang layak. Tindakan kecil tersebut dapat memberi rasa puas pada pekerja dan menjadi loyal.
3. Meningkatkan Produktivitas dan Profitabilitas
Evaluasi kinerja dapat membantu perusahaan mengukur kemampuan maksimal karyawan. Sehingga bisa meningkatkan produksi secara maksimal tanpa tekanan. Ketika produktivitas naik, tentu keuntungan juga ikut mengalami peningkatan.
4. Meningkatkan Kualifikasi dan Mengidentifikasi Pemberian Promosi
Melakukan tinjauan kerja juga membantu perusahaan mengetahui daftar karyawan yang memerlukan bantuan peningkatan kualifikasi. Pertolongan bisa perusahaan berikan melalui ajang pelatihan supaya pemahaman dan keterampilan mereka bisa lebih baik.
Selain itu, Anda juga tidak perlu bingung dalam menentukan karyawan yang layak mendapatkan promosi seperti kenaikan jabatan. Memberikan posisi strategis untuk staf yang berprestasi tentu akan sangat membantu meningkatkan kualitas perusahaan.
Tujuan Melakukan Evaluasi Kinerja Bagi Karyawan
Setelah memahami tentang pentingnya tinjauan kerja, hal penting selanjutnya untuk Anda ketahui adalah tujuan-tujuan akhir dari proses tersebut, yaitu:
1. Ketepatan Sasaran
Salah satu kesalahan yang membuat perusahaan mundur secara kualitas maupun kuantitas adalah memberikan kepercayaan pada orang yang tidak tepat. Peninjauan kerja Anda lakukan dengan tujuan agar hal tersebut dapat dicegah, sehingga tidak menimbulkan kerugian – apalagi sampai mengancam stabilitas usaha.
2. Perlindungan Hukum Bagi Perusahaan
Poin yang hendak tercapai berikutnya dari aktivitas tinjauan kerja karyawan adalah payung hukum bagi perusahaan. Sebagaimana Anda ketahui, perusahaan tidak dapat melakukan pemutusan kontrak kerja sepihak tanpa alasan kuat.
Kurangnya produktivitas hingga kecurangan saat bekerja dapat Anda ketahui melalui proses evaluasi. Sehingga, jika ada karyawan-karyawan yang merugikan, perusahaan memiliki bukti dan hak untuk melakukan pemecatan tanpa khawatir terkena gugatan.
3. Perbaikan di Aspek-Aspek yang Kurang
Selanjutnya, evaluasi kinerja bertujuan untuk memperbaiki aspek-aspek yang dirasa kurang di perusahaan. Khususnya terkait karyawan seperti fasilitas, pelatihan, hingga penyesuaian gaji untuk membakar semangat staf agar lebih produktif.
4. Mencegah Kekacauan dan Mempertahankan Stabilitas Perusahaan
Tindakan peninjauan kinerja yang terjadi secara rutin dapat membuat Anda segera tanggap bila ada situasi mendesak. Tindakan darurat dapat segera Anda ambil untuk menghentikan kekacauan yang bersifat fatal, sehingga tidak menyebabkan kerugian besar terhadap perusahaan.
Pencegahan dan penanganan cepat tersebut akan membantu perusahaan menjadi lebih stabil dalam menjalankan bisnisnya. Sebab masalah bisa segera mereka bereskan dan tidak mempengaruhi produktivitas, operasional, apalagi manajemen perusahaan.
Proses Evaluasi Kinerja Karyawan
Lantas, bagaimana proses evaluasi kinerja terjadi agar dapat meraih tujuan sesuai harapan? Berikut tahapan yang tepat dari peninjauan kerja karyawan:
1. Komunikasi dan Koordinasi dengan Divisi Terkait
Langkah pertama dalam evaluasi, yaitu berkomunikasi dan bekerja sama dengan divisi bersangkutan. Misalkan, karyawan yang hendak Anda evaluasi adalah tim pemasaran, maka wajib untuk berkoordinasi terlebih dahulu dengan divisi yang menaunginya.
Begitu pula jika hendak meninjau kepala divisi pemasaran. Maka, Anda perlu berkoordinasi dengan anggota tim yang ternaungi dalam divisi tersebut serta para atasan dan klien yang pernah atau sering berinteraksi.
2. Pengumpulan Data Pegawai
Mengapa harus bekerja sama dengan divisi terkait? Sebab, data yang ada harus berasal dari sumber aktual dan dapat dipertanggungjawabkan. Misalkan data-data dari kepala bagian terkait tim yang Anda bawahi.
Absensi, produktivitas individu, dan karakter dalam kehidupan sosial di tempat kerja menjadi contoh data yang harus Anda kumpulkan. Kepala bagian yang setiap hari berinteraksi dengan anggota tim tentu mengetahui fakta dari laporan yang disetorkan dan dapat mempertanggungjawabkan jika terdapat ketidaksesuaian.
3. Buat Standar Penilaian yang Terstruktur
Setelah data-data untuk proses peninjauan berada di tangan, berikutnya yang wajib Anda lakukan adalah membuat standar penilaian. Aspek mana saja dari karyawan yang ingin Anda masukkan dalam kriteria dan berapa skor yang harus tercapai untuk masing-masingnya.
Ketika Anda memiliki standar penilaian terstruktur seperti demikian, peluang menjadi bias dapat terminimalisir. Hal itu juga memudahkan dalam mengetahui mana karyawan yang kurang, progresif, hingga berprestasi, untuk kemudian tentukan langkah berikutnya secara tepat.
4. Buka Diskusi dengan Karyawan
Setelah memperoleh hasil dari evaluasi kinerja, Anda tidak boleh serta merta mengambil kebijakan. Sebab, karyawan tetap memiliki hak jawab. Jika memang ada pegawai yang kinerjanya kurang memuaskan, buka kesempatan untuk bertatap muka dan mendiskusikan hal tersebut.
Berikan kesempatan terhadap karyawan untuk menyampaikan kesulitan yang mereka alami sehingga mempengaruhi kinerjanya. Langkah ini juga akan membantu Anda dalam pengambilan keputusan berikutnya agar tidak merugikan pihak karyawan maupun perusahaan.
5. Ambil Kebijakan
Setelah mendengarkan keluhan atau kesulitan yang karyawan alami, barulah Anda bisa menentukan kebijakan terbaik. Anda dapat mempertahankan dengan membantu meningkatkan kinerja pegawai tersebut atau justru memutuskan kontrak kerja.
Perusahaan tidak perlu khawatir menghadapi tuntutan hukum jika memilih untuk melakukan pemecatan. Sebab, ada dasar kuat yang mereka dapatkan melalui proses peninjauan sebelum pengambilan keputusan.
6. Terjadi secara Berkala dan Konsisten
Peninjauan kerja tidak boleh perusahaan lakukan sesekali dengan standar yang berubah-ubah, melainkan harus konsisten dan berkala. Hasil evaluasi akan lebih maksimal ketika perusahaan praktikkan secara berkesinambungan.
Periode pelaksanaan yang berubah-ubah otomatis menyulitkan untuk penentuan standar, apalagi jika jarak waktunya terlalu panjang. Anda dapat melakukannya minimal tiga bulan sekali dan maksimal satu tahun sekali.
Metode Evaluasi Kinerja yang Bisa Perusahaan Praktikkan
Tahapan-tahapan di atas berbeda dengan metode untuk penilaian. Cara yang perusahaan gunakan tentu membuat skor akhir penilaian berbeda, seperti:
1. Key Performance Indicator (KPI)
KPI merupakan catatan target dan pencapaian individu berdasarkan standar yang telah perusahaan tentukan sejak bekerja. Cara ini merupakan yang termudah dan objektif untuk mengetahui sejauh mana perkembangan karyawan atau justru berjalan di tempat.
2. Self Evaluation (Evaluasi Diri)
Metode berikutnya adalah penilaian terhadap diri sendiri oleh pegawai bersangkutan. Mereka mengukur kemampuan dan pencapaian dalam pekerjaan yang dilakukan, menuliskannya dalam bentuk laporan, kemudian menyerahkan pada atasan.
3. Peer Feedback
Penilaian terjadi berdasarkan pandangan narasumber di sekitar karyawan dengan frekuensi interaksi yang cukup tinggi. Meskipun begitu, narasumber evaluasi kinerja harus bersikap objektif dalam memberikan pendapat.
4. 360o Feedback
Jika peer feedback diambil dari lingkungan dekat karyawan yang tengah perusahaan tinjau, berbeda dengan 360o feedback yang mengandalkan semua lapisan dalam ruang lingkup kerja tersebut. Bisa dari atasan, klien, dan rekan kerja.
5. Psychological Appraisals
Tinjauan kerja dari sisi psikologi ini dapat mengorek informasi lengkap karyawan dari individu bersangkutan secara langsung. Metode ini bisa melalui proses wawancara atau bisa juga sesi tanya jawab yang dilakukan secara pribadi oleh tim penilai.
Sudah Memahami Apa itu Evaluasi Kinerja?
Melalui penjabaran di atas, tidak perlu lagi Anda pertanyakan sepenting apa proses peninjauan kinerja karyawan bagi suatu perusahaan. Terlebih mempertimbangkan fakta bahwa pegawai merupakan tonggak dan tombak utama perusahaan untuk bisa bertahan di tengah persaingan bisnis yang semakin sengit.
Karena itu, dibutuhkan pegawai yang kompeten sebagai jaminan untuk perusahaan dapat berjalan dengan baik dari segi operasional, manajemen, dan finansial. Laporan penilaian dapat membantu perusahaan menentukan langkah selanjutnya agar lebih maju dan menghentikan hal-hal yang bersifat destruktif.
