Tidak jarang para fresh graduate kesulitan dalam mencari pekerjaan, padahal tidak sedikit dari mereka yang sebenarnya ingin bekerja kantoran di dalam perusahaan. Jika Anda mengalami dilema yang sama, Anda bisa mencoba belajar dan memahami pekerjaan sebagai seorang staff administrasi. Lalu, apa itu staff administrasi?
Singkatnya, Anda mesti bersiap jika menginginkan posisi sebagai staff administrasi, pasalnya pekerjaan yang satu ini memikul tanggung jawab yang tidaklah mudah. Meskipun profesi ini sering diremehkan oleh banyak orang, nyatanya bagi organisasi atau perusahan posisi ini amatlah krusial.
Apa Itu Staff Administrasi?
Staff administrasi atau staff admin adalah suatu pekerjaan professional di dalam perusahaan atau organisasi, dengan tanggung jawab utamanya adalah menjaga kelancaran operasional. Mereka yang bekerja sebagai staff admin biasanya berperan penting dalam memastikan semua kegiatan administratif berjalan teratur dan efektif.
Sebagai salah satu posisi krusial dalam suatu perusahaan, tentu saja seorang staff admin mempunyai segudang pekerjaan. Mulai dari pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data organisasi hingga menjaga hubungan baik dengan mitra dan rekan kerja.
Tugas Staff Administrasi
Seperti yang sebelumnya dijelaskan, tugas seorang staf admin mengacu pada aktivitas yang mendukung kelancaran operasional dan pengelolaan yang efektif dalam perusahaan atau instansi. Berikut 5 tugas admin lainnya:
1. Mengelola Data Perusahaan
Tugas staff admin dalam mengelola data dapat mencakup pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, dokumentasi, dan pendistribusian data perusahaan. Misalnya, mengumpulkan, mengatur, dan memelihara data penting, seperti data karyawan, data konsumen, data keuangan, dan data investasi.
Sementara itu, beberapa staff admin juga harus mengerjakan bagian dokumentasi data, seperti identifikasi data, mengatur penyimpanan dokumen, serta harus mampu mendistribusikan segala informasi kepada atasan, mitra, maupun rekan kerja.
2. Mengontrol dan Mengatur Peralatan Kantor
Sebagai seorang staff administrasi, Anda juga memiliki kewajiban untuk mengontrol dan mengatur segala perlengkapan dan peralatan milik kantor.
Staff admin harus memastikan bahwa segala peralatan yang dibutuhkan tersedia, terjaga, serta selalu mengecek apakah masih berfungsi dengan baik. Semua itu bertujuan untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan, dengan terkontrolnya semua peralatan kantor.
3. Memastikan Lingkungan Kerja yang Kondusif
Staff administrasi juga berperan penting dalam memastikan lingkungan kerja yang kondusif, artinya seorang staf admin harus membangun suasana kerja yang nyaman dan positif bagi seluruh anggota tim.
Secara sederhana, contoh tugasnya antara lain menata ruang kerja yang nyaman, membangun komunikasi yang baik di dalam tim atau antar departemen, dan mampu mengkoordinasi setiap agenda kegiatan.
Dengan memastikan lingkungan kerja yang kondusif, diharapkan tingkat fokus dan efektifitas kerja meningkat, untuk mencapai tingkat produktivitas yang ditargetkan.
4. Menerima dan Menjawab Telepon atau Surat
Menjawab telepon adalah tugas yang tergolong rutin bagi seorang staff administrasi. Meskipun kedengarannya sepele, namun sebaiknya Anda jangan meremehkan tugas yang satu ini. Pasalnya, staff admin akan menerima telepon yang bukan hanya dari rekan kerja atau operasional perusahaan saja, tapi bisa saja berasal dari kolega bisnis.
Selain telepon, urusan persuratan perusahaan juga biasa menjadi pekerjaan staff admin. Secara umum, surat yang diterima dan dibuat oleh staff admin adalah surat resmi, yang artinya surat yang dikeluarkan atau diterima semuanya berhubungan dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
Karena itulah, staff admin haruslah paham betul mengenai produk atau jasa yang perusahaan tawarkan, serta yang paling penting harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang bukan hanya lancar, tetapi juga ramah.
5. Mengatur Jadwal
Staff admin juga bertugas untuk mengatur jadwal yang berkaitan dengan pengaturan waktu rapat atau pertemuan, baik internal dan eksternal.
Secara rinci, pekerjaan mengatur jadwal bisa berupa mengelola kalender, memberikan konfirmasi dan pengingat, hingga melakukan koordinasi antar departemen terkait rapat atau pertemuan.
Skill yang Harus Dimiliki Staff Administrasi
Setelah mengetahui berbagai tugas staff administrasi, pastinya Anda sekarang bertanya-tanya, skill apa saja yang harus dimiliki untuk menjalankan tugas sebagai staff admin? Jangan khawatir, berikut adalah skill untuk menjadi staff administrasi yang perlu kamu tahu:
1. Kemampuan Komunikasi
Menerima dan menjawab telepon atau surat adalah tugas rutin staff admin. Karena itu, skill komunikasi yang baik adalah hal yang wajib bagi seorang staf administrasi.
Skill komunikasi yang dimaksud bukan hanya sekedar kemampuan lisan, namun juga kemampuan tulisan. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, maka akan mempengaruhi penyampaian informasi yang efektif, sehingga akan memudahkan berinteraksi dengan sesama rekan kerja atau pihak eksternal.
2. Organisasi dan Manajemen Waktu
Skill administrasi bisnis yang kedua adalah kecakapan dalam organisasi dan manajemen waktu yang baik. Dengan kemampuan organisasi yang baik, staff admin dapat mengelola berbagai tugas dan tanggung jawab secara efisien.
Sementara itu, dengan memiliki skill manajemen waktu yang baik, dapat Anda terapkan untuk mengatur prioritas, menyelesaikan tugas tepat waktu, dan menjadwalkan tugas secara optimal.
3. Cakap Teknologi
Sepenting apasih teknologi bagi staff administrasi? Sangat penting, sebabnya pekerjaan staff admin berkaitan erat dengan penggunaan teknologi. Misalnya, staff admin perlu software untuk data entry, menjadwalkan rapat dan pertemuan, hingga membuat laporan pekerjaan.
Perlu Anda catat, secara umum staff admin perlu menguasai penggunaan teknologi contohnya software Microsoft Office(Word, Excel, dan Power Point), Google Spreadsheet, serta berbagai teknologi komunikasi digital.
Kemampuan untuk memahami dan memanfaatkan teknologi secara efektif dapat meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan administratif.
4. Interpersonal dan Team Work
Skill berikutnya yang harus Anda asah adalah kemampuan interpersonal dan team work. Kemampuan interpersonal memberikan Anda keahlian dalam berinteraksi dengan sesama rekan kerja.
Karena itulah, skill interpersonal erat kaitanya dengan kemampuan team work. Skill team work mengharuskan Anda dapat bekerja dalam satu kesatuan yang solid dan saling menguatkan. Diharapkan dapat terjadi kolaborasi antar individu yang dapat meningkatkan kinerja tim, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan.
Interpersonal dan team work adalah kemampuan yang dapat memudahkan kinerja ANda sebagai seorang staff administrasi.
5. Pandai Memecahkan Masalah
Belajarlah untuk mengasah skill dalam memecahkan suatu permasalahan atau problem solving. Dalam dunia kerja manapun akan selalu muncul moment yang tidak sesuai ekspektasi. Kondisi itu juga dialami staff administrasi, misalnya rapat yang tiba-tiba tertunda, dokumen yang tidak sesuai, dan error yang mendadak pada peralatan kerja.
Dengan memiliki kemampuan menyelesaikan masalah, Anda dapat mengatasi atau setidaknya meminimalisir dampak yang timbul akibat suatu permasalahan.
Gaji Staff Administrasi
Tentu saja salah satu hal yang membuat seseorang tertarik dengan profesi staf administrasi adalah gaji yang ditawarkan. Anda pasti bertanya-tanya, apakah gaji staff admin worth it dengan pekerjaan yang mereka tanggung?
Pada dasarnya, gaji staff administrasi di Indonesia cukup beragam, karena banyak faktor yang mempengaruhi besaran gaji staff administrasi. Misalnya, kota letak perusahaan, besarnya sebuah perusahaan, kualifikasi, dan tingkat pengalaman seseorang.
Namun rata-rata gaji profesi staff admin di Indonesia berada di kisaran Rp3.400.000,00/bulan.
Berikut contoh gaji staff admin berdasarkan kota letak perusahaan :
- Bekasi Rp4.500.000,00/bulan.
- Karawang Rp4.200.000,00/bulan.
- Jakarta Rp4.100.000,00/bulan.
- Bandung Rp3.450.000,00/bulan.
- Yogyakarta Rp2.900.000,00/bulan.
Berdasarkan perusahaan tempat bekerja:
- PT. Pertamina (PERSERO) Rp12.000.000,00/bulan.
- PT GUDANG GARAM Tbk Rp11.200.000,00/bulan.
- PT Djarum Rp10.000.000,00/bulan.
- Chevron Rp9.980.000,00/bulan.
Berdasarkan pengalaman kerja staff administrasi:
- Junior (0-1 tahun) Rp2.500.000,00 – Rp4.000.000,00/bulan.
- Senior (>1 tahun) Rp4.000.000,00 – Rp7.000.000,00/bulan.
- Supervisor (>5 tahun) Rp6.000.000,00 – Rp10.000.000,00/bulan.
Anda Tertarik Menjadi Staff Admin?
Setelah mengetahui apa itu staff administrasi beserta tugas, skill, dan informasi mengenai gaji yang tentunya cukup menjanjikan, apakah membuat Anda mulai tertarik bekerja sebagai staff admin?
Jika tertarik, namun kesulitan mencari lowongan kerja, Anda dapat mengunjungi website cariinloker. Terdapat banyak lowongan pekerjaan di cariinloker, termasuk lowongan kerja admin. Tunggu apalagi? Kirimkan CV dan lamaran kerja Anda sekarang juga!
