Saat menulis surat lamaran kerja, sebagian orang terkadang masih bingung ingin mengirimkannya ke HRD atau personalia. Tidak sedikit pula yang menganggap keduanya sebagai satu kesatuan yang memiliki tugas sama dalam perusahaan. Padahal, terdapat perbedaan HRD dan personalia yang cukup signifikan.
Walaupun HRD dan personalia sama-sama bekerja di bagian pengelolaan SDM perusahaan, akan tetapi dari segi pengertian, tugas, fungsi, hingga ruang lingkup kerjanya berbeda.
Apa Itu HRD (Human Resources Development)?
HRD adalah satu divisi perusahaan yang bertugas menangani segala hal yang berhubungan dengan kepegawaian, seperti proses seleksi hingga rekrutmen. HRD berperan penting dalam mengatur SDM perusahaan dalam hal pengembangan, evaluasi, hingga pemecatan.
Apa Itu Personalia?
Pengertian personalia sebenarnya tidak jauh berbeda dari HRD yang meliputi masalah kepegawaian dan SDM. Akan tetapi, bagian personalia lebih mengacu pada pengelolaan SDM. Terutama pada bidang administratif yang mengurus hubungan perusahaan dengan karyawan.
5 Perbedaan HRD dan Personalia
Untuk mengetahui perbedaan HRD dan personalia, Anda bisa meninjaunya dari segi tugas, fungsi, tujuan, ruang lingkup kerja, hingga skill dan pengetahuan. Jika Anda mencermatinya secara teliti, antara HRD dan bagian personalia memiliki perbedaan yang cukup jelas. Berikut adalah detail penjelasannya.
1. Segi Tugas dan Tanggung Jawab
Dari segi tugas HRD dan personalia, keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Divisi Human Resources Development atau HRD memerlukan pemahaman yang detail tentang pengembangan SDM di perusahaan. Sementara itu, bagian personalia lebih membutuhkan pemahaman di bidang administratif.
Tanggung jawab HRD sendiri cukup kompleks, mulai dari melakukan persiapan sebelum rekrutmen hingga melaksanakan proses seleksi kandidat. Selain itu, HRD juga bertugas untuk melakukan pengembangan dan menilai kinerja karyawan secara rutin.
Tim yang tergabung dalam Departemen Sumber Daya Manusia perlu menentukan Key Performance Indicators atau KPI HRD sebagai pedoman untuk melakukan evaluasi kinerja setiap karyawan dalam perusahaan.
KPI tersebut berfungsi meninjau program HR (Human Resource) dan memastikan bahwa sudah sesuai dengan tujuan perusahaan. Lalu, bagaimana dengan tugas bagian personalia?
Bagian personalia di perusahaan bertugas untuk mengurus administrasi karyawan meliputi data karyawan, presensi kehadiran, pencatatan cuti, payroll, serta bertanggung jawab mengurusi pembayaran bonus lainnya. Terlihat perbedaanya bukan dari tugas HRD?
2. Segi Fungsi
Fungsi Departemen SDM di perusahaan adalah mengelola dan mengembangkan potensi karyawan supaya dapat bekerja secara optimal sehingga berkontribusi besar memajukan bisnis. Itulah mengapa, HRD juga berperan untuk mengadakan program training kepada para karyawan supaya kinerja mereka meningkat.
Sedangkan fungsi personalia di perusahaan berkenaan dengan pengadaan karyawan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, hingga pemeliharaan. Tidak hanya itu, mengisi dokumen yang berkaitan dengan karyawan juga merupakan fungsi utama dari bagian personalia pada perusahaan.
Berdasarkan fungsi-fungsi tersebut, secara tidak langsung mencerminkan bagaimana tugas Human Resource Development dan personalia pada perusahaan yang sebelumnya telah kami jelaskan. Keduanya sama-sama berfokus pada sumber daya manusia tetapi dengan fungsi yang berbeda.
3. Segi Tujuan
Perbedaan HRD dan personalia juga bisa Anda lihat dari segi tujuan. Tujuan setiap divisi dalam perusahaan tentunya untuk mencapai target yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Begitu pula dengan HRD yang memiliki tujuan untuk mengelola karyawan dengan melakukan serangkaian proses perekrutan.
HRD bertujuan untuk menyeleksi kandidat calon karyawan yang memiliki bakal potensi dan mampu bekerja sama secara tim di perusahaan. Bila tujuan tesebut tidak dapat tercapai, maka dampaknya pada kinerja perusahaan yang menurun.
Oleh sebab itu, HRD memiliki goals untuk mendapatkan karyawan baru yang berkualitas. Sedangkan bagian personalia memiliki tujuan untuk menyelesaikan berbagai urusan administratif karyawan. Misalnya mengarsipkan data lamaran kandidat, membuat database karyawan, dan lain sebagainya.
4. Ruang Lingkup Kerja
Setelah mencermati pengertian HRD dan personalia di atas, Anda mungkin sudah mendapatkan gambaran perbedaan ruang lingkup kerja keduanya. Umumnya, cakupan kerja HRD lebih luas daripada bagian personalia. Mengapa demikian?
Sebab, HRD cenderung menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan kepegawaian mulai dari proses seleksi rekrutmen sampai dengan proses pemecatan atau pemutusan hubungan kerja (PHK) pada pegawai tersebut. Sedangkan bagian personalia memiliki ruang lingkup kerja ke arah administratif ketenagakerjaan.
Meskipun keduanya memiliki ruang lingkup kerja yang berbeda, akan tetapi HRD dan personalia sama-sama berhubungan dengan sumber daya manusia. Keberadaan personalia di bidang administratif akan mendukung kinerja Human Resource supaya berjalan lancar sesuai fungsinya.
5. Skill dan Pengetahuan
Skill atau kemampuan setiap orang pastilah berbeda-beda. Namun, ada beberapa kemampuan yang harus Anda kuasai apabila berminat menjadi HRD dan personalia. Seorang HRD perlu memiliki kemampuan yang relevan dengan tugasnya, seperti komunikasi, manajemen, problem solving, hingga empati.
Sedangkan personalia membutuhkan keahlian khusus di bidang administratif, seperti urusan surat menyurat dan berbagai dokumen lainnya. Maka dari itu, perbedaan HRD dan personalia juga dapat Anda tinjau dari segi kemampuan dan pengetahuan mereka terhadap bidang pekerjaan yang digeluti.
Apakah Anda Sudah Paham Perbedaan HRD dan Personalia?
Nah, akhirnya Anda sudah sampai di penghujung pembahasan perbedaan HRD dan personalia. Jadi, Departemen Sumber Daya Manusia dan personalia memiliki tugas dan ruang lingkup yang berbeda.
Namun, dapat dikatakan bahwa HRD merupakan divisinya sedangkan personalia bagian dari kegiatannya. Kedua komponen tersebut saling bekerja sama secara berkesinambungan untuk mendukung ketercapaian tujuan perusahaan.
Bagi Anda yang tertarik pada pekerjaan di bidang SDM di perusahaan, maka mulai sekarang dapat mencari tahu syarat menjadi HRD atau personalia. Apalagi, setelah mengetahui perbedaannya, Anda tidak akan salah lagi dalam memutuskan perjalanan karir selanjutnya.
